Sollentuna FK ar en ideell forening som ar bokforingsskyldig enligt svensk lag. Pengarna som finns i en lagkassa utgar en juridisk del av Sollentuna FK:s ekonomi och tillhar foreningen, inte laget. Fareningen ar darfor skyldig enligt lag att bokfora lagkassorna. Styrelsen i Sollentuna FK beslutar hur och till vad foreningens pengar far anvandas. Vid styrelsemate tas beslut om lagkassornas saldo vid arsbokslut far flyttas med till nastkommande ar. En lagkassa i foreningen ar gemensam och kan inte delas upp pa spelarkonton. Anledningen till detta ar att foreningen annars kan bli skattepliktig da det beaktas som ersattning till idrottsutavare.
Syftet med lagkassan är att den ska kunna finansiera sådana aktiviteter som laget utför inom föreningens verksamhet och som föreningen inte finansierar. Detta kan exempelvis vara cuper, turneringar, träningsläger, domararvoden vid träningsmatcher samt team building-aktiviteter. Pengarna i lagkassan ska användas under verksamhetsåret och inte sparas under en längre period.
Om man vill spara upp en större kassa för ett specifikt mål som ligger längre fram i tiden än ett år så behöver detta kommuniceras med ekonomiansvarig på kansliet.
Sollentuna FK använder Digitala Lagkassan som plattform för hantering av lagkassan. Här kan lagen driva egna försäljningsinsatser eller insamlingar för att få in pengar till lagkassan. Sollentuna FK erbjuder också två gånger per år gemensamma försäljningsinsatser där möjligheter finns att få in pengar på lagkassan: försäljning av Bingolotter vid jul- och nyår samt försäljning av ICA-häften som gäller perioden april–juni.
När lagen driver egna försäljningsinsatser så går 100% till lagkassan medan vid föreningsgemensamma aktiviteter så delas förtjänsten procentuellt mellan lagkassan och föreningen.
En digital lagkassa till laget öppnas av föreningen i början av det år som laget övergår i spelformen 7vs7. Vill laget redan tidigare ha en lagkassa så hör laget av sig till föreningen som hjälper till att öppna upp.
Alla lag i Sollentuna FK behöver ha en kassör registrerad i MyClub:s medlemsregister. Den som är registrerad i medlemsregistret som kassör är också den som ska ligga som kassör i den digitala lagkassan. Om laget byter kassör så behöver ledare som är admin för laget lägga in ny kassör i MyClub. Den gamla kassören kan bjuda in den nya kassören till Digitala Lagkassan.
Kostnader som laget vill använda lagkassan till, går via utläggshantering i Digitala Lagkassan. Det innebär att kassör först betalar kostnaden privat och sedan gör en utläggsredovisning i Digitala Lagkassan. Tillsammans med utläggsredovisningen bifogar kassören det underlag som behövs för bokföringen.
Ett underlag som är godkänt är en faktura eller ett kvitto på köpet som gjorts och där föreningen kan se nedan information:
✓ Vad som är köpt
✓ Vilket datum köpet gjordes
✓ Hur mycket det kostade
✓ Vem som var leverantör
Ett utdrag från Swish är inte ett godkänt underlag eftersom det inte är ett kvitto på vad du har köpt utan endast en transaktionsupplysning.
Det är kassören i laget som sköter utläggshanteringen samt kommunikationen med föreningen. Kassören tar emot utlägg om annan förälder i laget har gjort utlägget, men det är kassörens uppgift att sedan lägga upp och godkänna utlägget. Utläggsredovisningen godkänns sedan i sin tur av ekonomiansvarig på föreningens kansli som granskar kostnaden samt underlagen.
Kvitton för verksamhetsåret behöver vara inlämnade digitalt senast den 31 december för året. Klubben tar inte emot kvitton för tidigare år. Det är viktigt att kassör följer upp så att utläggsredovisning sker löpande och gärna under den månad som utlägget avser.
Kostnader som kommer föreningen tillhanda men som rör enskilda lag, exempelvis WO-avgifter och sena matchändringar, belastar föreningen laget genom att dra detta från lagets digitala lagkassa. Om inte medel finns i kassan så skickar klubben ut en faktura för dessa avgifter till lagets medlemmar.
När ett lag upplöses och spelarna slutar så tillfaller pengarna i lagkassan föreningen. Om ett lag i föreningen slås ihop med ett annat lag i föreningen så slås lagkassorna ihop. Om en eller flera spelare från ett lag i föreningen går in i ett annat lag i föreningen så får man inte med sig del av lagkassan till sitt nya lag.
Om ett lag i föreningen upplöses och spelare flyttas in i andra lag i föreningen så kan kassören be om hjälp att flytta lagkassor till de nya lagen innan årsskiftet. Pengarna delas då i lika andelar mellan de mottagande lagen. Kassör ansvarar för att meddela föreningens ekonomiansvarige om ovanstående.
